Regelmatig worden we geconfronteerd met de berichten in diverse media over het disproportionele declaratiegedrag van de topbestuurders in verschillende sectoren. Dit variërend van dure drankjes tot en met etentjes in sterrenrestaurants en snoepreisjes. Bij dergelijke berichten ontploft het op de sociale media. De een roept schande, de ander roept dat er niets mis mee is en dat het allemaal wel meevalt. Graaicultuur, zelfverrijking, verspilling van publieksgeld, morele crisis wordt er geroepen, iedere keer als weer eens zo’n bericht in de media opduikt. Vervolgens blijkt dat alles binnen de regels heeft plaatsgevonden of wordt het uitgereikt (declaratie)geld terugbetaald en gaan we met z’n allen verder met de waan van de dag. Dit blijkt ook een prima onderwerp voor gesprekken bij verjaardagen en feestjes te zijn. Zo is mij opgevallen dat voor veel (werkzame) mensen bij diverse organisaties dergelijk (declaratie)gedrag op de werkvloer niet verrassend is. Ze maken dit bij hun eigen organisaties regelmatig mee, wordt er dan meegedeeld, geïllustreerd door diverse praktijkvoorbeelden. Ik vraag me altijd af of dergelijk declaratiegedrag al intern bekend was, voordat het een extern bericht werd? En hoe een organisatie intern, ook achteraf, op dergelijke berichten reflecteert?
Grote en kleine vissen!
In het tijdperk dat bijna alles van zorg, onderwijs, arbeidsmarkt tot en met volkshuisvesting aan herziening onderworpen wordt, de ene wetswijziging de andere volgt, blijft de vraag: waarom worden deze (declaratie)regels niet ter discussie gesteld en niet gewijzigd? Daarnaast vraag ik me af hoe het er in dergelijke organisaties verder aan toe gaat. De zogenaamde grote vissen halen de kranten maar hoe zit het met de rest van de organisatie?
Als leidinggevende bij diverse organisaties moest ik altijd zelf, als eindverantwoordelijke, de declaraties van mijn managers toetsen, goedkeuren en ter verdere afhandeling ondertekenen. Als er iets werd gedeclareerd dat het niet binnen de regels viel of discutabel was dan had ik mijn waarschuwende controller direct aan tafel zitten. Ter illustratie een praktijkvoorbeeld: Bij een van mijn oude werkgevers stond regels secretaressedag duidelijk aangegeven. Ten behoeve van deze dag mochten leidinggevenden tot een bepaald maximum declareren. Bij een andere werkgever werd dit centraal geregeld en op die dag kregen alle secretaressen een bos bloemen aangereikt. Bij een andere werkgever stond hierover niets in de interne regels genoemd. Dit viel mij op toen ik merkte dat een van mijn managers een duur cadeau voor haar secretaresse had gedeclareerd. Dit kon ze ook prima verklaren toen ik haar om nadere informatie vroeg. Ze was eigenlijk verbouwereerd, want ze was nooit eerder hierop aangesproken. Iedereen deed het en waarom moest ik uitgerekend haar aanspreken, werd er gezegd. Mijn controller had mij hier ook niet op geattendeerd. Hij vertelde mij dat bij zijn aantreden door zijn toenmalige leidinggevende was gezegd dat dit normaal en gebruikelijk was. Hij mocht alles direct afhandelen en uitbetalen. Dit declaratiegedrag werd dus al jaren intern, door bijna iedereen, gecultiveerd. Ik vraag me af wanneer zoiets begint? Door wie? En hoe zet dit zich verder in de organisatie voort? Hoe wordt het gecultiveerd dat het een normaal en gebruikelijk gedrag wordt? Het gaat immers om publieksgeld. Ik kan het me niet voorstellen dat er nooit iemand een vraag over heeft gesteld. In dit laatste geval was er sprake van ongeschreven regels.
Regels of niet, wat wordt er gecultiveerd?
Het bovengenoemde disproportionele declaratiegedrag van de topbestuurders viel binnen de regels, werd er aangegeven. Ik vraag me af wat die regels zijn; het geschreven of ongeschreven regels? Een wellicht veel belangrijkere vraag is hoe dergelijk gedrag binnen zo’n organisatie zijn uitwerking vindt. De drankrekening van het Leids UMC bleek bijvoorbeeld ruim 4100 euro te zijn (Bron: RTLNieuws, 7 juli 2015). Ik kan me niet voorstellen dat zoiets binnen een organisatie niet onopgemerkt blijft. Heeft UMC geen waarschuwende controller? Een financiële eindverantwoordelijke? Heeft iemand ooit aan de bel getrokken? Wordt zo iemand al dan niet gehoord? Hoe gaat het eigenlijk in zijn werk? Dergelijke organisaties hebben toch een Ondernemingsraad? Een klachtencommissie? Een vertrouwenspersoon? De manier waarop intern met dergelijke zaken wordt omgegaan zou een afspiegeling zijn van de interne cultuur. De controller van het UMC heeft wellicht gewoon zijn/haar werk gedaan, want alles viel binnen de regels. Het bedrijfsmoreel wordt blijkbaar niet aan deze regels gekoppeld. Hebben deze controller en zijn/haar collegae binnen de kaders van de bedrijfsmoraal gehandeld? Klinkt deze vraag bekend in de oren? Wellicht niet, want dergelijke begrippen zijn door veelvuldig gebruik lege hulzen zonder inhoud geworden en vooral vrijblijvend. De vertaling van een bedrijfsmoraal in de dagelijkse praktijk is voor mij van essentieel belang. Als het om publieksgeld gaat dienen we, moreel gezien, iedere uitgegeven cent te verantwoorden. Dit moet vanzelfsprekend gekoppeld zijn aan de visie en missie en het behalen van de gewenste resultaten voor de organisatie en voor de samenleving. Op het moment dat dit discutabel is moet er een open en veilige interne ruimte zijn om het aan de orde te stellen en te kunnen reflecteren, al dan niet binnen de regels.
Bij de eerder genoemde verjaardagsfeestjes hoor ik verschillende geluiden van de observerende (werkende) mensen. De een zegt: ik doe gewoon mijn werk. Zo gaat het nou eenmaal. Een ander: ik bemoei me nergens mee. Ik heb collega’s zien opbranden en met burn-out langdurig in ziektewet terechtkomen. Nog een ander die zegt: ik ben op zoek naar een andere baan en hopelijk ben ik gauw weg. Opvallend is dat niemand het over het belang van de organisatie en behalen van duurzame resultaten voor de samenleving heeft. Dit moet, mijn inziens, juist continu en consistent gestimuleerd, ontwikkeld en gewaarborgd worden in een vrije, veilige en vooral kritische ruimte. Welke duurzame resultaten voor de samenleving er met dure drankjes behaald worden dient intern aan de orde te kunnen en moeten komen. Ik vind niet alleen het geld, maar vooral het cultiveren van een interne cultuur van onverschilligheid, angst voor het eigenbelang, en gebrek aan (kritische) reflectie zorgwekkend.
Gloria Macapagal-Arroyo: We must weed out corruption and build a strong system of justice that the people can trust.
Guity Mohebbi
24 juli 2015
Deze column is ook verschenen in de OpiniezMagazine www.opiniez.com/2015/07/26/het-besmettingsgevaar-van-declaraties/
